對(duì)于會(huì)議策劃人而言，策劃一場(chǎng)會(huì)議，重中之重的兩大點(diǎn)就是「會(huì)議時(shí)間」「會(huì)議地點(diǎn)」，時(shí)間應(yīng)該怎樣選擇？，地點(diǎn)應(yīng)該怎樣勘察？

怎樣選擇才能照顧到所有與會(huì)者？等等…棋差一招，招招出錯(cuò)，所以有句話就說的好 ，只要職業(yè)選得好，天天都求毛發(fā)旺

那么選擇會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)時(shí)怎樣完美無誤的躲避雷區(qū)呢？紅星成都會(huì)議公司就為大家展示一下，那些優(yōu)秀的會(huì)議策劃人如何秀操作

首先來說說會(huì)議時(shí)間吧這個(gè)看似最簡(jiǎn)單的一點(diǎn)，其實(shí)陷阱重重

避雷點(diǎn)1→避開關(guān)鍵日期

不要讓你的會(huì)議與一些重大會(huì)議日期沖突，這樣可以既可以保證大多數(shù)人能夠出席，又可以吸引更多的關(guān)注。另外，還需考慮其他因素。例如，在你的會(huì)議日期前后有沒有其他事情發(fā)生？

如果你邀請(qǐng)客人帶孩子一起來參加會(huì)議，那么會(huì)議最好不要放在第二天有課的晚上，客人們都不會(huì)久留，因?yàn)楦改负秃⒆拥诙於家缙鹕习嗌蠈W(xué)，所以將會(huì)議時(shí)間推遲到周末會(huì)是個(gè)更理想的選擇。

避雷點(diǎn)2→避開節(jié)假日

不要讓你的會(huì)議與任何長(zhǎng)假或慶祝會(huì)議的時(shí)間相沖突，比如春節(jié)、“五一”“十一”黃金周、中秋節(jié)等，因?yàn)檫@些是家庭團(tuán)聚、休假的日子。如果你的會(huì)議是在另外一個(gè)國(guó)家舉辦，那么你不但要考慮國(guó)際假日，還得考慮當(dāng)?shù)毓?jié)日對(duì)你的會(huì)議的影響。

避雷點(diǎn)3→季節(jié)性因素

獎(jiǎng)勵(lì)性會(huì)議通常要考慮會(huì)議日期是否正是當(dāng)?shù)氐穆糜瓮?。如果?huì)議對(duì)季節(jié)要求不明顯，可不可以選在會(huì)議舉辦地的酒店空房率較高時(shí)舉辦呢？ 這樣在酒店住宿方面省下來的資金則可以用于拓展其他項(xiàng)目。

避雷點(diǎn)4→避開重要運(yùn)動(dòng)會(huì)及特殊活動(dòng)

花點(diǎn)時(shí)間對(duì)城市里的情況做個(gè)全面調(diào)查。會(huì)議那天會(huì)有戲劇節(jié)的開幕式、電影的首映式、慶祝活動(dòng)、特殊活動(dòng)嗎這些活動(dòng)、會(huì)議不僅會(huì)影響你的會(huì)議的出席率，而且會(huì)由于供應(yīng)緊張而導(dǎo)致你的會(huì)議產(chǎn)生額外支出。

下來就是怎樣選擇會(huì)議場(chǎng)所了，這是一門大學(xué)問，具體該怎么做呢，咱們從選擇步驟一步一步來說

舉辦會(huì)議首先要選擇地區(qū)和城市，然后選擇場(chǎng)館和設(shè)施。根據(jù)會(huì)議要求的不同，人們會(huì)做出不同的選擇。 一般來說，選擇會(huì)議地址有如下步驟：

A、初步篩選確定侯選名單

B、背景調(diào)查

C、實(shí)地考察

D、最終選擇

初步篩選

首先，我們需要作出篩選，即根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)來確定選擇目標(biāo)。如果舉辦的是大型展覽，那么選擇就相當(dāng)簡(jiǎn)單，我們可以選擇會(huì)議酒店或會(huì)展中心。

如果我們的目標(biāo)之一是召開會(huì)議，那么擁有眾多會(huì)議室的會(huì)議酒店就比度假區(qū)酒店合適，因?yàn)槎燃賲^(qū)酒店里讓與會(huì)者分心的活動(dòng)和地點(diǎn)太多。當(dāng)然，酒店并非就一定是首選，你還可以考慮餐廳、主題公園、游船和其他。

確定侯選名單

逐漸地縮小侯選范圍，然后把侯選名單提交給委員會(huì)或小組討論作出最終決定。記住，此時(shí)仍然處于調(diào)查分析階段，除非你已經(jīng)到實(shí)地進(jìn)行了考察，否則千萬不要簽訂任何協(xié)議。

背景調(diào)查

確定侯選名單后，應(yīng)對(duì)名單上的會(huì)議地址進(jìn)行一番調(diào)查。每家酒店和會(huì)議中心都有自己的一套政策，這些政策有的符合你的要求，有的可能不符合你的要求。

近年來深受歡迎的會(huì)議地點(diǎn)（尤其是對(duì)于小規(guī)模的社交會(huì)議和活動(dòng)）還有博物館、畫廊、歷史古跡遺址、圖書館甚至動(dòng)物園等地方。

實(shí)地考察

在最終確定地點(diǎn)之前，去實(shí)地考察一下非常重要。你可以通過郵件、網(wǎng)絡(luò)、旅游管理部門或其他途徑獲得各種場(chǎng)地信息，但百聞不如一見，這些都比不上親自到現(xiàn)場(chǎng)走一走看一看有效。酒店有花園、瀑布、長(zhǎng)廊、購(gòu)物中心、餐廳和很多很多其他的服務(wù)設(shè)施。它不象機(jī)場(chǎng)酒店那樣會(huì)議室旁邊就是電梯。實(shí)地考察應(yīng)該留意的就是這樣一些地方。

最終選擇最后，該做最終決定了。選址是一個(gè)為某個(gè)活動(dòng)選擇地點(diǎn)的過程，當(dāng)你選擇了一個(gè)地點(diǎn)也就意味著你已否定了其他侯選地點(diǎn)。一旦作了決定，要盡早與各侯選地點(diǎn)聯(lián)系，以便那些被篩選出局的地點(diǎn)可以與另外的會(huì)議團(tuán)隊(duì)合作。

成都活動(dòng)策劃執(zhí)行|成都會(huì)展設(shè)計(jì)搭建|年會(huì)慶典會(huì)議策劃公司