所謂會(huì)議策劃，就是一個(gè)資源整合和配置的過(guò)程，是在控制會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，使會(huì)議取得***效果的。要開(kāi)一個(gè)好的會(huì)議，風(fēng)險(xiǎn)控制應(yīng)該及早進(jìn)行。會(huì)議中最可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤是在不同的會(huì)議階段有不同的表現(xiàn)。例如：

一、會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題、日程安排、任務(wù)分配不明確，與會(huì)人員目標(biāo)不明確，與會(huì)人員準(zhǔn)備不充分。

二、會(huì)議開(kāi)始：會(huì)議程序過(guò)于復(fù)雜冗長(zhǎng)，主持人能力有限，主題隨意變化，與會(huì)人員水平參差不齊。

三、會(huì)議進(jìn)展：會(huì)議討論被動(dòng)、枯燥，甚至超出議題范圍，會(huì)議進(jìn)程緩慢，往往表現(xiàn)為沒(méi)有決定。

四、會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議效果不明顯，工作安排不針對(duì)性強(qiáng)，沒(méi)有明確的會(huì)議紀(jì)要。

五、跟蹤實(shí)施：往往已經(jīng)結(jié)束，沒(méi)有及時(shí)有效的跟蹤工作和信息反饋。會(huì)議本身是一種非常重要的管理工具和手段。通過(guò)會(huì)議計(jì)劃，我們可以嚴(yán)格檢查會(huì)議的所有細(xì)節(jié)。與項(xiàng)目管理一樣，需要持續(xù)的監(jiān)控、調(diào)整和跟蹤，以確保項(xiàng)目及時(shí)、順利完成。例如，會(huì)議籌備的策劃包括會(huì)議目標(biāo)的確定、與會(huì)者的選擇、會(huì)議時(shí)間的選擇、會(huì)議地點(diǎn)的選擇、會(huì)議議程的制定、會(huì)議通知的分發(fā)等。

不僅如此，場(chǎng)館布局檢查的***、預(yù)約會(huì)議地點(diǎn)的***考慮事項(xiàng)、簽訂書(shū)面合同時(shí)的注意事項(xiàng)、營(yíng)造良好會(huì)議氛圍的技巧、會(huì)議管理人員的分組、與會(huì)者分組注意事項(xiàng)、會(huì)議證件的制作，會(huì)議紀(jì)念品、獎(jiǎng)品的準(zhǔn)備、會(huì)議花名冊(cè)的編制、會(huì)前24小時(shí)的驗(yàn)收項(xiàng)目在會(huì)前12小時(shí)檢查工作規(guī)則、會(huì)議項(xiàng)目的名稱和準(zhǔn)備細(xì)節(jié)是非常重要的。