對(duì)于一個(gè)優(yōu)秀，稱職的活動(dòng)策劃人而言，他將會(huì)達(dá)到其職業(yè)生涯中無限的高度。但是像其他行業(yè)一樣，成都活動(dòng)策劃工做并不是適合每一個(gè)人。接下來我們將討論做為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人必須擁有的技能和品量，和為什么你會(huì)選擇它做為職業(yè)，以及在你通向事業(yè)成功的道路上盡量應(yīng)該去避免的彎路。

　　你將會(huì)需要的能力!

　　在進(jìn)一步討論前，讓我們花點(diǎn)時(shí)間先了解一下所有成功的活動(dòng)與婚禮策劃人所擁有的共同的能力。如果你正考慮在那個(gè)行業(yè)里成就一番事業(yè)，那么你需要擁有那些能力：

　　卓著的溝通與交流能力

　　做為一個(gè)策劃師需要那些技能自尊地向潛在的客戶展示本身,與不同類型的客戶群體互動(dòng)，能夠與供應(yīng)商建立有價(jià)值的關(guān)系并與客戶保持良好的人際關(guān)系。

　　具體地說,你需要:

　　優(yōu)秀的口頭和書面表達(dá)能力。

　　有能力和各種各樣的人一起工做。

　　在壓力環(huán)境下能機(jī)智老練,耐心,冷靜的對(duì)待客戶。

　　有能力與陌生人建立舒適的互動(dòng)交流。(包括潛在客戶和供應(yīng)商)

　　規(guī)劃時(shí)間和多重任務(wù)實(shí)行能力(統(tǒng)籌能力)

　　成功的活動(dòng)策劃人為確保不放過任何的疏漏應(yīng)該具備的技能!

　　工做中你會(huì)遇到大量的有到期時(shí)間的任務(wù)，需要你通過統(tǒng)籌和構(gòu)造去確保每一項(xiàng)任務(wù)按期完成。比如：你會(huì)在同一時(shí)間為多個(gè)活動(dòng)協(xié)調(diào)多個(gè)供應(yīng)商，必須確保一切都在按計(jì)劃進(jìn)行。

　　具體的說你需要：

　　設(shè)置和管理最后期限時(shí)間的能力

　　•能夠在很短的時(shí)間內(nèi)處理多重任務(wù)的工做能力

　　•具有提前預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問題并能預(yù)先造定解決方案的能力

　　•主要的事情再說一次，所有的那些能力都是以良好的溝通能力為基礎(chǔ)的。

　　從事那個(gè)行業(yè)的底線

　　如果你不喜歡與人打交道，你最好就不要進(jìn)入活動(dòng)策劃行業(yè)。如果你不反感甚至是喜歡各種表格和時(shí)間日歷,并有按期完成任務(wù)的習(xí)慣與能力，那么那是一個(gè)適合你的行業(yè)。

　　策劃與實(shí)行能力

　　那是顯而易見的!如果你要策劃和實(shí)行一個(gè)活動(dòng),你必須能夠想象一場(chǎng)成功的活動(dòng),并采取所有必要的步驟。讓那一愿景成為現(xiàn)實(shí)。你需要:

　　創(chuàng)造性的能力

　　•對(duì)細(xì)節(jié)的高度關(guān)注

　　•基于客戶模糊的描述能夠想象一個(gè)主題

　　•解決問題的勇氣與能力

　　強(qiáng)烈的職業(yè)道德和靈活性

　　做為一個(gè)活動(dòng)策劃師可能會(huì)時(shí)常面對(duì)娛樂和游戲,但它仍然是一個(gè)工做! 通常出現(xiàn)的情況是:當(dāng)活動(dòng)已經(jīng)按既定流程開始進(jìn)行了，你會(huì)工做很長(zhǎng)時(shí)間幾小時(shí)甚至幾天。特別是,你需要:

　　你應(yīng)該有一個(gè)更加靈活的工做時(shí)間表來應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的夜晚加班和周末工做。

　　•有愿意長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)工做,以滿足即將接近的任務(wù)的最后期限。

　　•良好的壓力管理能力

　　底線:如果你會(huì)為一個(gè)概念，因你的方法而變?yōu)閯?chuàng)意的現(xiàn)實(shí)而感到興奮，那么你是非常適合那個(gè)崗位。

　　底線:為了成為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人,你必須接受周末工做，而不僅僅是早九晚五的一般工做日。

　　為什么要做一個(gè)活動(dòng)策劃人

　　那是一個(gè)值得干的行業(yè)

　　活動(dòng)策劃人會(huì)持續(xù)的影響到客戶的一生，策劃人會(huì)參與到人生中不同的主要時(shí)刻，像婚禮的慶典,生日和退休派對(duì)，公司的開業(yè)，產(chǎn)品的推廣，公司的周年慶典等等。

　　做為策劃人,你會(huì)精心安排對(duì)客人們充滿誘惑的美食。為了符合活動(dòng)的主題和配色方案，你必須小心細(xì)致的設(shè)計(jì)桌面拆飾物。你的時(shí)間管理和構(gòu)造統(tǒng)籌能力讓方案在預(yù)算內(nèi)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，客戶的愿望將會(huì)實(shí)現(xiàn)，并不會(huì)讓他們產(chǎn)生壓力感。

　　活動(dòng)策劃人具有獨(dú)特的機(jī)會(huì)去幫助社會(huì)，改變世界!

　　你可能會(huì)為當(dāng)?shù)氐拇壬茩C(jī)構(gòu)策劃籌款活動(dòng)來幫助別人，策劃各種環(huán)境保護(hù)等有社會(huì)價(jià)值的活動(dòng)來改變社會(huì)。

　　那是一個(gè)創(chuàng)造激情的行業(yè)

　　做為一個(gè)策劃人，你可以獲得客戶的想法并發(fā)散，實(shí)現(xiàn)那些想法。為活動(dòng)而誕生的策劃案的主要部分必須是以獨(dú)特的呈現(xiàn)方式來契合活動(dòng)的目標(biāo)與客戶的興趣。根據(jù)活動(dòng)的類型，你會(huì)為客戶選擇活動(dòng)主題，現(xiàn)場(chǎng)的配色方案，現(xiàn)場(chǎng)拆飾，選擇主持人或娛樂表演，甚至是那些獨(dú)特而有創(chuàng)意的互動(dòng)游戲。

　　那是一個(gè)需要天賦和想象力的工做。當(dāng)你總結(jié)活動(dòng)時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn)成功的活動(dòng)一定是令人快樂和喜歡的，“帶來樂趣”恰是活動(dòng)策劃的責(zé)任。

　　到處都是機(jī)會(huì)

　　想在那個(gè)領(lǐng)域里獲得成功的唯一阻礙是你本身的創(chuàng)意!在學(xué)校里聽到最多的問題是：“你不認(rèn)為我做為活動(dòng)策劃來說太年輕了或者是太老了。”通常的回答是：“與此無關(guān)，應(yīng)該把年齡看做機(jī)會(huì).”

　　在那個(gè)行業(yè)里不僅僅是年齡能帶來機(jī)會(huì)。你還可以利用你獨(dú)特的背景、經(jīng)驗(yàn)和興趣在不同的行業(yè)客戶中展示你的創(chuàng)意優(yōu)勢(shì)。

　　如果你有更多的專業(yè)背景,還可以從事公司會(huì)議，非盈利活動(dòng)等等一些具有行業(yè)背景的活動(dòng)項(xiàng)目的策劃。

　　比如你本身是一個(gè)素食主義者，那么你可能對(duì)動(dòng)物保護(hù)和素食團(tuán)體的活動(dòng)策劃是非常熟悉的，你就很容易成為那類型活動(dòng)的專家。

　　唯一的阻礙就是，你本身的創(chuàng)造力和想象力了。

　　極力避免的錯(cuò)誤

　　我們談到了做為一個(gè)成功的活動(dòng)策劃人應(yīng)該具有的能力，以及為什么那個(gè)行業(yè)對(duì)于你來說可能是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。那么接下來,我們將告訴你對(duì)于活動(dòng)策劃人來說最容易犯的幾個(gè)錯(cuò)誤,以及如何避免它們!

　　誤 解

　　你與你的客戶之間溝通上的誤解會(huì)導(dǎo)致失敗。你的客戶對(duì)于他們本身的活動(dòng)一定是有預(yù)期的，你必須確保完全的理解和明白他們的預(yù)期。記住客戶決定活動(dòng)是否成功。

　　溝通的關(guān)鍵是學(xué)習(xí)如何積極傾聽客戶的表達(dá)。傾聽不僅僅是指聽清客戶口中說出的話，你需要用你的曲覺和感知去理解客戶的肢體語言所流露出的線索。例如,如果你的客戶在討論活動(dòng)中需要一個(gè)樂隊(duì)時(shí)，眼睛一亮，那么你基本可以假定解決活動(dòng)中的娛樂對(duì)于他們來說是當(dāng)務(wù)之急。

　　你也應(yīng)該注重傾聽客戶過分強(qiáng)調(diào)或避免談?wù)摰膬?nèi)容。你的客戶是否在一曲強(qiáng)調(diào)預(yù)算的限造或當(dāng)你打開被邀請(qǐng)客人的名單時(shí)改變?cè)掝}?調(diào)查研究清楚所有的信息,以確保對(duì)于你客戶的愿望的理解是清楚無誤的。

　　在你的策劃過程中,應(yīng)當(dāng)不斷地與你的客戶確認(rèn),以確保你的方案仍然與客戶保持一致?；顒?dòng)策劃人并不會(huì)“讀心術(shù)”(盡管我們都想擁有那一技能)，你的客戶可能會(huì)隨時(shí)改變他們的想法,卻忘記讓你曉得，因此在方案正式提出或?yàn)榛顒?dòng)項(xiàng)目進(jìn)行采購前，不斷的確認(rèn)以保證你仍然在朝著準(zhǔn)確的方向前進(jìn)。

　　偷工減料

　　做為一個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)策劃人,你的資源是有限的。在關(guān)鍵時(shí)刻你沒有團(tuán)隊(duì)依靠，一切都得靠本身，即使是你不喜歡的或者是超出你能力以外的事情。你可能會(huì)偷工減料,以避免那些你不喜歡甚至是不愿意的，但必須得警告你,會(huì)栽跟頭的。那里有一個(gè)例子:你有一個(gè)客戶對(duì)活動(dòng)的期望超過了他們的活動(dòng)預(yù)算。如果你是一個(gè)愛取悅?cè)说娜?你可能不愿失去客戶或不愿間接明確的提出你的意見。相反,你通過尋找可能的最低價(jià)格的供應(yīng)商來滿足預(yù)算的要求，究竟的結(jié)果是：你花了大量的時(shí)間和精力去試圖找到便宜貨并犧牲了品量和可靠性,以滿足一個(gè)不切實(shí)際的預(yù)算。

　　當(dāng)然面對(duì)失望或者令人不快,不是“有趣”的事，但是你老板，所有的責(zé)任(好的,壞的和其他)都必須承擔(dān)。因此從一開始就誠實(shí)的面對(duì)你本身和客戶非常主要。如果一定要讓他們失望最好別在活動(dòng)當(dāng)天，最好的方式是在方案確定前的協(xié)商中讓客戶明白不切實(shí)際的預(yù)算帶來的結(jié)果。

　　“可憐”的實(shí)行

　　客戶領(lǐng)取費(fèi)用讓你來協(xié)調(diào)他們的活動(dòng),是因?yàn)樗麄儧]有時(shí)間，沒有能力本身完成。如果活動(dòng)順利完成,客戶會(huì)推薦你，他們的客人會(huì)記住你。然而,如果活動(dòng)沒有按計(jì)劃進(jìn)行，他們一定會(huì)告訴那些愿意聽他們?cè)愀獾慕?jīng)歷人。

　　一家名為TARP的行為研究公司進(jìn)行了一項(xiàng)關(guān)于口碑傳播的研究,發(fā)現(xiàn)一次消極的經(jīng)歷會(huì)像野火一樣蔓延。滿意的客戶會(huì)傾向于講述他們愉快的經(jīng)歷,而失望的客戶同樣也會(huì)講述，研究的結(jié)果是平均會(huì)跟12人講述!那12人又會(huì)分別再告訴6人。換句話說,一次糟糕的經(jīng)歷會(huì)傳播到85人。呵!

　　開始策劃活動(dòng)之前，你需要了解所涉及的所有內(nèi)容和任何可以使用的資源。

　　•你的客戶是否是一個(gè)“DIY王后”?她對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的拆飾細(xì)節(jié)有嚴(yán)格的要求。

　　•有新娘方或家庭成員 以及商業(yè)活動(dòng)中客戶的團(tuán)隊(duì)愿意幫忙嗎?

　　•他們能在多大程度上對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)行方面帶來幫助，他們有什么特殊技能嗎?

　　在全部活動(dòng)過程中，應(yīng)該使用一張清單,并列出每個(gè)單項(xiàng)任務(wù)的完成期限。那將幫助你在活動(dòng)前繁忙的時(shí)間內(nèi)保持始末行進(jìn)在正軌上。安排并關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié),無論它看起來是多么微不足道,因?yàn)樗鼈兪亲钊菀淄浀摹?/p>

　　沖突事件

　　當(dāng)你感興趣的場(chǎng)地可能在同一天也會(huì)舉行其他的活動(dòng)時(shí)，你應(yīng)該問問誰將和你共享場(chǎng)地,以確定是否會(huì)與你的活動(dòng)發(fā)生沖突。舉個(gè)例子,如果你將舉辦一場(chǎng)公司的商業(yè)活動(dòng)，你可能不愿意一個(gè)哈雷戴維森摩托車集會(huì)或兒童馬戲團(tuán)主題的活動(dòng)與你共享場(chǎng)地。

　　你還應(yīng)該找出誰將負(fù)責(zé)解決活動(dòng)當(dāng)天噪音投訴。有了負(fù)責(zé)人的號(hào)碼，以防你有意想不到的吵鬧鄰居!

　　不可靠的供應(yīng)商

　　當(dāng)你還是一個(gè)新手時(shí)你肯定不會(huì)像有經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)策劃人那樣擁有良好關(guān)系的供應(yīng)商。那些關(guān)系(與他們的信任)需要花時(shí)間來構(gòu)建。究竟,你會(huì)有一個(gè)聯(lián)系人列表將會(huì)填滿了那些與你共同工做的可靠供應(yīng)商。在那之前,你需要盡量做出最好的選擇!

　　為你正在進(jìn)行的活動(dòng)收集盡量多的供應(yīng)商信息。從報(bào)價(jià)開始,如許你就可以比較服務(wù)和價(jià)格。要求對(duì)方提供客戶評(píng)價(jià)和推薦信，但不行于此——在線搜索評(píng)價(jià)也是很主要的。做出一個(gè)明智的決定將會(huì)增加你成功的機(jī)會(huì)。

　　選擇和預(yù)訂供應(yīng)商只是活動(dòng)成功的一半。最多見的一個(gè)新手容易犯的錯(cuò)誤是：活動(dòng)之前忘記與你的供應(yīng)商確認(rèn)。為了防行災(zāi)難的發(fā)生,與供應(yīng)商的后續(xù)跟進(jìn)最少應(yīng)該在活動(dòng)前48小時(shí)進(jìn)行，以確認(rèn)一切妥當(dāng)。必須確保他們擁有關(guān)于你的活動(dòng)的準(zhǔn)確信息。誰曉得呢!——或許你預(yù)定的人可能已經(jīng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)了。

　　沒有后備方案

　　做為一個(gè)成都活動(dòng)策劃人，墨菲定律應(yīng)該永遠(yuǎn)伴隨你:“任何事情都可能出錯(cuò),都將會(huì)出錯(cuò)。“在那個(gè)行業(yè)里所有的預(yù)備和計(jì)劃并不能保證一個(gè)完美的活動(dòng)。你可以抱最好的希望,但你需要做最壞的打算。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，有一個(gè)“B計(jì)劃”將可以援救你的活動(dòng)!

　　在你的策劃方案中應(yīng)該有風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的部分。確定活動(dòng)中可能出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)以及提出你的應(yīng)急計(jì)劃。預(yù)備一個(gè)緊急供應(yīng)商名單，在需要時(shí)可以迅速行動(dòng)起來，并可提供活動(dòng)方案中類似于你預(yù)定的產(chǎn)品/服務(wù)。比如確保你的活動(dòng)中會(huì)用到的司儀人員有兩個(gè)選擇，當(dāng)計(jì)劃中的MC生病或遲到，第二個(gè)能及時(shí)頂替。對(duì)于任何戶外活動(dòng)而言,應(yīng)該考慮一個(gè)室內(nèi)方案或者在預(yù)算內(nèi)的緊急帳篷預(yù)案。