會(huì)議活動(dòng)策劃方案是在會(huì)議召開(kāi)之前的各個(gè)要素做出系統(tǒng)周密的書(shū)面安排的策劃文書(shū)，屬計(jì)劃類(lèi)公務(wù)文書(shū)。會(huì)議活動(dòng)策劃方案一般是為大中型或重要的會(huì)議活動(dòng)所做的預(yù)設(shè)方案，那么，一般會(huì)議活動(dòng)策劃的構(gòu)成要素有哪些呢？

會(huì)議活動(dòng)策劃的主辦者其任務(wù)主要是根據(jù)會(huì)議活動(dòng)策劃的目標(biāo)和規(guī)則制定具體的策劃方案并加以實(shí)施，為會(huì)議活動(dòng)提供必要的場(chǎng)所、設(shè)施和服務(wù)，確保會(huì)議活動(dòng)正常進(jìn)行。

會(huì)議活動(dòng)策劃的主辦一般有以下幾種情況：

（1）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主辦在一個(gè)管理系統(tǒng)之內(nèi)，負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)和管理職權(quán)的機(jī)關(guān)往往需要通過(guò)會(huì)議活動(dòng)策劃的方式，宣布決定、傳達(dá)指示、通報(bào)情況、布置工作、聽(tīng)取意見(jiàn)，這時(shí)，會(huì)議活動(dòng)策劃的主辦者一般稱(chēng)為會(huì)議活動(dòng)策劃召集者。

（2）由會(huì)議活動(dòng)策劃的發(fā)起者主辦一些協(xié)作性、交流性的會(huì)議活動(dòng)策劃，主辦者常常由會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)的發(fā)起者擔(dān)任。比如國(guó)際性的學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)策劃，就是由一個(gè)組織發(fā)起并主辦，或由幾個(gè)組織聯(lián)合發(fā)起并共同主辦的。

（3）輪流主辦很多合作性和學(xué)術(shù)性組織都要召開(kāi)經(jīng)常性會(huì)議活動(dòng)策劃或例會(huì)，每一個(gè)成員單位（包括國(guó)家、地區(qū)或非政府組織）都有主辦會(huì)議活動(dòng)策劃的權(quán)利和義務(wù)，輪流主辦會(huì)議活動(dòng)策劃可以使每一個(gè)成員單位的權(quán)利與義務(wù)達(dá)到平衡。

（4）通過(guò)一定的申辦程序確定一些重大的會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)，由于具有一定的政治、經(jīng)濟(jì)等方面的影響，同時(shí)也為了提高會(huì)議活動(dòng)策劃的質(zhì)量，于是采取申辦競(jìng)爭(zhēng)程序來(lái)確定主辦者。申辦程序和條件一般要在會(huì)議活動(dòng)策劃規(guī)則中加以明確。

2、會(huì)議活動(dòng)承辦者

承辦者即具體落實(shí)會(huì)議活動(dòng)策劃組織任務(wù)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。一般情況下，會(huì)議活動(dòng)策劃的主辦者即承辦者，有時(shí)也有所區(qū)分。

承辦者可以是主辦方內(nèi)部或外部的人選。如果一名內(nèi)部承辦者（主辦會(huì)議活動(dòng)策劃組織中的成員）受命承辦會(huì)議活動(dòng)策劃，他可能在籌備和會(huì)議活動(dòng)策劃期間增加一個(gè)不同于本職的頭銜。在一些組織中，這種情況已經(jīng)開(kāi)始發(fā)生變化，公司會(huì)議活動(dòng)策劃協(xié)會(huì)和政府會(huì)議活動(dòng)策劃協(xié)會(huì)等團(tuán)體的建立就是一個(gè)證明，這些團(tuán)體的成員主要負(fù)責(zé)擔(dān)任其組織的會(huì)議活動(dòng)策劃承辦者。

外部承辦者通常是會(huì)議活動(dòng)策劃或相關(guān)行業(yè)中的專(zhuān)業(yè)人士。現(xiàn)在出現(xiàn)了越來(lái)越多的提供會(huì)議活動(dòng)策劃承辦服務(wù)的公司。

3、會(huì)議活動(dòng)與會(huì)者

與會(huì)者即參加會(huì)議活動(dòng)策劃的對(duì)象，通常又稱(chēng)為會(huì)議活動(dòng)策劃成員。與會(huì)者是會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)的主體，因而是會(huì)議活動(dòng)策劃成功與否的重要因素。與會(huì)的人數(shù)越多，會(huì)議活動(dòng)策劃的規(guī)模越大。會(huì)議活動(dòng)策劃成員一般可分成四種資格，資格不同，其在會(huì)議活動(dòng)策劃中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

（1）正式成員即具有正式資格、有表決權(quán)、選舉權(quán)和發(fā)言權(quán)的會(huì)議活動(dòng)策劃成員，也是會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)的主要成員。同時(shí)正式成員也必須勝行相關(guān)的義務(wù)。

（2）特邀成員即由會(huì)議活動(dòng)策劃的主辦者根據(jù)會(huì)議活動(dòng)策劃的需要而專(zhuān)門(mén)邀請(qǐng)的成員，這類(lèi)成員的地位較特殊，其在會(huì)議活動(dòng)策劃中的權(quán)利和義務(wù)可由會(huì)議活動(dòng)策劃主辦者或會(huì)議活動(dòng)策劃的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)來(lái)確定。

（3）列席成員即不具有正式資格、但有一定的發(fā)言權(quán)、無(wú)表決權(quán)和選舉權(quán)的會(huì)議活動(dòng)策劃成員。是否需要列席成員參加會(huì)議活動(dòng)策劃，哪些對(duì)象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會(huì)議活動(dòng)策劃中的哪些活動(dòng)，由組織者根據(jù)會(huì)議活動(dòng)策劃的實(shí)際需要來(lái)確定。列席成員的人數(shù)一般不超過(guò)正式成員。

（4）旁聽(tīng)成員即受邀請(qǐng)參加會(huì)議活動(dòng)策劃，但不具有正式資格，既無(wú)表決權(quán)，也無(wú)發(fā)言權(quán)的會(huì)議活動(dòng)策劃成員。旁聽(tīng)成員一般坐在規(guī)定的旁聽(tīng)席上。

4、會(huì)議活動(dòng)策劃議題

會(huì)議活動(dòng)策劃的議題是根據(jù)會(huì)議活動(dòng)策劃目標(biāo)確定并提交會(huì)議活動(dòng)策劃討論或解決的具體問(wèn)題，是會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)的必備要素。舉行會(huì)議活動(dòng)策劃首先要明確為什么而“議”和“議”什么。議題的主要作用是：

（1）為會(huì)議活動(dòng)策劃的目標(biāo)服務(wù)會(huì)議活動(dòng)策劃的目標(biāo)有主次之分，目標(biāo)的主次決定了議題的主次。中心議題必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)。不能準(zhǔn)確反映目標(biāo)或者與目標(biāo)無(wú)關(guān)的議題必須堅(jiān)決舍棄。

（2）會(huì)議活動(dòng)策劃發(fā)言應(yīng)圍繞的核心議題是會(huì)議活動(dòng)策劃交流的中心，與會(huì)者的報(bào)告、演講應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞議題。一個(gè)好的議題往往能起到集思廣益的作用。而議題含糊不清，或者角度選擇不當(dāng)，就會(huì)造成議事困難，從而影響會(huì)議活動(dòng)策劃的效率。

有時(shí)根據(jù)會(huì)議活動(dòng)策劃的需要也可以確定兩個(gè)主題。如 2001年11月13日，在中國(guó)海口舉行的“亞太合作論壇”，有兩項(xiàng)主題：“亞太合作在新世紀(jì)的新機(jī)遇”和“城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整”。

5、會(huì)議活動(dòng)策劃的結(jié)果

會(huì)議活動(dòng)策劃的結(jié)果即會(huì)議活動(dòng)策劃結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的程度。會(huì)議活動(dòng)策劃的結(jié)果是會(huì)議活動(dòng)策劃的目標(biāo)、議題、組織形態(tài)以及與會(huì)者之間的關(guān)系和力量對(duì)比等因素綜合作用的產(chǎn)物。由于會(huì)議活動(dòng)策劃活動(dòng)受到諸多因素的影響和制約，會(huì)議活動(dòng)策劃結(jié)果可能同目的完全一致，也可能部分一致，有的甚至同最初的目的完全背道而馳。會(huì)議活動(dòng)策劃的結(jié)果通常以文件的形式記載下來(lái)，可以歸檔保存，也可以公布、傳達(dá)。

6、會(huì)議活動(dòng)策劃的時(shí)間

會(huì)議活動(dòng)策劃的時(shí)間即活動(dòng)起訖時(shí)間和時(shí)間跨度。會(huì)議活動(dòng)策劃在時(shí)間上有長(zhǎng)短、緩急、定期與不定期之分。

7、會(huì)議活動(dòng)策劃的地點(diǎn)

會(huì)議活動(dòng)策劃的地點(diǎn)是指舉行會(huì)議活動(dòng)的場(chǎng)所。會(huì)議活動(dòng)策劃的群體性特征決定了活動(dòng)信息傳遞的當(dāng)面性和實(shí)時(shí)性，因此，傳統(tǒng)的會(huì)議活動(dòng)策劃形式都是把與會(huì)者召集起來(lái)進(jìn)行面對(duì)面的信息傳遞和溝通。