年會的策劃和舉辦無疑是一年當(dāng)中最重要的活動之一，所謂“年度活動重頭戲”看的就是這一年最后的年會了。

雖然積累了以往年會的經(jīng)驗和不足，但也經(jīng)常和很多不同企業(yè)的行政人員做關(guān)于年會籌備的交流，所以想和大家分享一下我梳理的流程。

確定年會的主要目的Vol.01

不同的年會目的，涉及到之后的一系列主題流程及全程費(fèi)用的變化。

比如：

有的是為了提升員工的向心力，鼓舞士氣；

有的是向客戶、合作伙伴展示團(tuán)隊的力量及企業(yè)文化；

還有是給公司的各個領(lǐng)導(dǎo)層和員工一份工作答卷……

對于行政部門來說，在這一年里的工作難免有讓各業(yè)務(wù)線不滿意的地方，一場年會的成功與否對于我們來說是至關(guān)重要的。

規(guī)避以往年會出現(xiàn)的常見問題Vol.02

解決以往自己公司的活動年會問題，是讓之后的年會活動做得更好的捷徑。

比如：

別讓年會變成了歌唱比賽，我們可以避免節(jié)目過多的重復(fù)比如唱歌節(jié)目只挑選一些唱歌功底好的員工，找一些有舞蹈功底的員工表演一些專業(yè)性的節(jié)目，挑出一些顏值高的風(fēng)趣幽默的同事多表演一些節(jié)目；

如果各產(chǎn)品線領(lǐng)導(dǎo)講話時間長，員工毫無參與感，我們可以將領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿抓重點(diǎn)來寫，嚴(yán)格控制時間節(jié)點(diǎn)，在會前與演講的領(lǐng)導(dǎo)溝通好時間，最好在會上準(zhǔn)備一個計時器，時間差不多的時候要提示領(lǐng)導(dǎo)結(jié)束講話以免耽誤年會的下個環(huán)節(jié)。

當(dāng)然還有各產(chǎn)品線平時溝通交流不多，這個產(chǎn)品線表演節(jié)目，那個產(chǎn)品線根本不參與互動；活動沒結(jié)束，員工提前離場，都應(yīng)該做好對應(yīng)的解決方案。

確定年會主題及流程Vol.03

一般從以下幾個方面確定：

① 結(jié)合公司定位、領(lǐng)導(dǎo)和員工的意愿、與往年年會主題相比較、活動預(yù)算等確定主題。

② 確定年會的場地、場地標(biāo)準(zhǔn)、時間、地點(diǎn)、人員數(shù)量（需要與人事部門確定好在職人數(shù)）等

● 場地選擇類型可以是：

酒店、酒吧、演藝吧、會議中心、體育館、電影院、創(chuàng)意倉庫等

● 場地選擇考慮因素：

空間大小（舞臺的大小來選擇節(jié)目的演繹方式）；

設(shè)備是否齊全（主持麥克風(fēng)是否具備等）；

場地服務(wù)內(nèi)容（桌子的數(shù)量等）；

場地餐飲價格（套餐有多少種、能否單獨(dú)點(diǎn)菜、酒水是否可以自帶）；

監(jiān)控是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)、場地停車位情況、場地預(yù)算報價等。

③ 制定年會流程表（PS:年會的流程、路線圖、年會通知、場地的平面圖、各部門的所坐的位置、主持人及串詞、攜帶的物料、舞臺搭建的負(fù)責(zé)人、年會的餐飲、頒獎流程等等）制定好之后，工作落實(shí)到每個人，有問題的時候年會項目應(yīng)及時提出溝通。

年會場地的搭建Vol.04

① 簽到區(qū)：場地入口到場地簽到區(qū)的指示牌放在顯眼的位置，方便大家快速找到。簽到筆根據(jù)年會主題選擇顏色，在年會之前要檢查簽到筆是否可以正常出水

注意檢查事項：簽到工具、簽到背景板、簽到禮品

② 主會場區(qū)：條件允許的情況下最好在年會的前一天進(jìn)場搭建，此處應(yīng)該先與會場的工作人員銜接好。

注意檢查事項：提前搭建、后臺設(shè)備（攝像機(jī)、照相機(jī)的位置擺放）、桌椅安排（主桌的位置及桌卡等）、節(jié)目道具的準(zhǔn)備（需要單獨(dú)放在一個房間）、備用公司LOGO的道具等

需要哪些應(yīng)急方案Vol.05

①場地選擇：由于年底各種場地都十分緊缺，所以要盡快的催促法務(wù)部門審核協(xié)議，財務(wù)部門盡快的審批費(fèi)用，盡快簽約快速給予定金以免場地有變動還要重新找場地、快速走流程。

實(shí)力允許下，最好備一個候選場地。

②設(shè)備應(yīng)急：至少要備有一臺筆記本電腦（現(xiàn)場要有IT同事的支持，提前調(diào)試好網(wǎng)絡(luò)以及設(shè)備）、保障人員、U盤、麥克、應(yīng)急電源、確認(rèn)年會場地的工作人員在現(xiàn)場、確定年會的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電話的暢通、專人專責(zé)

③人員安全：車輛安全、安全通道（提前檢查好逃生通道、在年會通知單中附上逃生通道指示牌）、醉酒措施（提前準(zhǔn)備好醒酒藥、觀察年會現(xiàn)場同事喝酒的狀態(tài)如有酒醉的同事要及時安排其他清醒的同事負(fù)責(zé)送回，如有開車后喝酒的同事幫忙預(yù)約代駕服務(wù)）

④最好配備一些腸胃藥、創(chuàng)口貼等急用藥。

年會流程中其他的注意點(diǎn)Vol.06

①如何調(diào)動員工參與節(jié)目的積極性？

即興表演（推薦比較活躍的同事）、獎品、領(lǐng)導(dǎo)出娛樂節(jié)目、線上互動抽獎

②預(yù)算不足如何把控年會的效果？

資源置換（在看場地的時候可以溝通是否可以資源互換）、購買實(shí)惠的獎品（比如有創(chuàng)意的日常不常見的物品）、菜品上的把控、資源再利用

③年會有創(chuàng)意的點(diǎn)有哪些？

跨屏互動、COSPLAY、大咖祝福、走秀、S8獻(xiàn)藝、HI現(xiàn)場等

年會后的總結(jié)應(yīng)該注意哪些？Vol.07

①從我們個人角度上看，要與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通好，整個年會組織下來的流程是否順利，是否像流程表一樣，責(zé)任劃分到每個人身上，按照計劃的環(huán)節(jié)進(jìn)行，沒有順利進(jìn)行的點(diǎn)在哪里，突出的效果在哪，比如哪個環(huán)節(jié)上贏得了最大的呼聲，大家會后一致好評的地方。

②從組織年會的角度上看，員工的參與度強(qiáng)不強(qiáng)，有沒有在召開年會之后增加了員工的幸福感和歸屬感，企業(yè)文化的凝聚力是否加強(qiáng)等。

最后

綜上，今年的年會籌劃在即，希望我的分享可以帶給小伙伴們一些靈感和經(jīng)驗。

祝知行club里的小伙伴年會都可以順利舉辦，精彩落幕。

期待大家的年會分享啦！

注：圖文無關(guān)來自于網(wǎng)絡(luò)。

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