想要明白如何開好一場會議，就要先回答好這個問題：員工們?yōu)槭裁床幌矚g開會？曾經(jīng)聽到過一個關(guān)于會議的笑料。這個笑料講了一個道理：如果世界末日那一天到來，上帝會把人分為兩類，即好人和壞人。好人被送去了天堂，而壞人則被送進(jìn)了會議室。為了表達(dá)會議的負(fù)面效應(yīng)，還有人給鄭和下西洋編出了一個結(jié)論：如果鄭和當(dāng)時有一個委員會出謀劃策的話，那他現(xiàn)在還仍然在岸上討論下西洋的事情沒能出發(fā)。由此可見，大家對會議有多么厭惡。反過來我們看看另外一個現(xiàn)象：為什么大家喜歡看電影而不喜歡開會？一部電影少則一個小時，多則兩個小時，但人們很少有走神的。會議的時間長短也基本上是這個數(shù)字，不過開會基本上是有互動的，但電影不行。我們總不能沖著屏幕命令演員：別再往前走了，前面有埋伏，你這個笨蛋。電影無法對我們的生活和工作產(chǎn)生影響，但會議的決定卻會影響我們的工作和生活?？蔀槭裁慈藗兡敲磪拹簳h呢？

因?yàn)榇蟛糠值臅h都太枯燥無味了。是不是？

看電影，無論是歷史片，還是城市片，抑或是戰(zhàn)斗片、諜戰(zhàn)片、愛情片，都會沿著一條主線脈絡(luò)發(fā)展：背景、沖突、解決方案，自始至終充滿了戲劇性，我們從頭到尾都關(guān)心人物、事件的最后結(jié)局，心一直被吊著、提著，直到最后還意猶未盡。但會議正好相反，它太枯燥、太乏味，沒有沖突、沒有爭論、沒有辯論，只聽一個人在那里“嗡嗡叫”，最后大家若無其事、心不在焉地給出一個例行的回答：我沒意見；我同意；我覺得挺好。會議要么“太官僚”，要么就是大家都很忙，不想把時間浪費(fèi)在會議討論上，一心想著趕緊結(jié)束會議，我那里還有一堆的事情等著我處理呢。

在看來，會議中缺乏爭論的原因正像一位有過豐富管理的老手講的：因?yàn)槲覀兇蟛糠秩瞬幌矚g彼此反駁，尤其在開會這樣的公共場合。百分之九十九的人對于在會議上保持沉默的原因是：我寧愿選擇忍受會議上人們瞎叨叨，也不愿意起來反駁或獨(dú)樹一幟，這樣可以避免人際關(guān)系上的矛盾和摩擦。因此，開會沉默，或者一致同意成了“你好我好大家都好”的人際策略，誰也不得罪誰。因此大家也對會議的結(jié)果采取了無所謂的態(tài)度，實(shí)際上思想并沒有聚焦在會議室上。

那么，還有開會的必要嗎？當(dāng)然有。我們總不能每天上班只干著自己的活，團(tuán)隊(duì)的成員之間沒有任何交流、了解和互動吧？我們總不能眼睜睜看著那些工作中的問題越堆越多、越多越高吧。開會是必要的，要看怎么開。

在柯林斯的《從優(yōu)秀到卓越》一書中，描述了美國紐柯鋼鐵公司的CEO肯·艾弗森對他們舉辦的會議的場景描述：

“我們舉行了很多總經(jīng)理會議，我更像是一個負(fù)責(zé)調(diào)停的中間人。會場亂糟糟的，我們會一連數(shù)小時待在那里，討論問題，直到事情有個眉目。有的時候，會議變得如此暴力，人們幾乎要動手。大家叫喊著，在桌子旁邊揮舞著手臂，臉漲得通紅，青筋暴出?！薄盃幊澈蜖幷?，然后賣掉了原子能生意；爭吵和爭論，然后把重點(diǎn)放在了鋼筋橫梁的經(jīng)營上；爭吵和爭論，然后開始自己煉鋼；爭吵和爭論，然后投資了礦井……”

爭吵和爭論的最后，紐柯鋼鐵公司從只有一個部門贏利的、糟糕透頂?shù)墓咀兂闪耸澜绲谒拇箐撹F公司，進(jìn)而成為了美國第二大鋼鐵公司。看來有效的會議，可以讓公司發(fā)揮無限的潛力。

所以，我們開會要講究一些策略和原則。

第一，會議不能太長。會議太長，容易讓人覺得時間無所謂，大家就會東一句西一句瞎扯，討論問題A，反而到最后都在討論甲，成了閑聊會。記得有位著名的CEO對會議的要求是：會議只做決定，半小時結(jié)束。林語堂先生有一句關(guān)于會議妙趣橫生的話：“好的會議就像女人的裙子，越短越好?！贝_定好半小時的會議，有沒有結(jié)果不重要，時間一到馬上結(jié)束。這叫會議信任。

第二，隨時糾偏。人的注意力是有限度的，超過一定的時限和忍受力，就會對內(nèi)容變得漠不關(guān)心。所以，會議的組織者或主持人要時刻保持會議主題的警惕性，只要一走偏，就要毫不畏懼、不顧面子把會議拉回主題，而不是任其發(fā)揮，說到哪里算哪里。這可能會讓某些人尷尬，但卻能保持會議的有效性。

第三，點(diǎn)名提問。對于那些習(xí)慣于當(dāng)老好人、“凡事與我無關(guān)”的參會人，組織者會主持人要刻意點(diǎn)名提問，讓他們時刻保持對會議的注意力。這也會讓其他的參會人保持對會議的專注度。沒有人喜歡被提問時“一臉懵逼”，避免的方法就是保持對會議進(jìn)程的注意。這樣可以避免參會人“心在操營心在漢”。

第四，分配責(zé)任。為什么大家對會議的內(nèi)容無所謂。就是因?yàn)槊看螘h結(jié)束后，自己沒有任何任務(wù)責(zé)任。所以，要把會議決議或會議決定的工作任務(wù)分配到參會人。這關(guān)系到每個參會人的切身利益。

第五，宣布會議成果。每次會議的最后，可以對會議的成果做一次表揚(yáng)。這里的成果不單單是會議的內(nèi)容成果，也包括會議的流程。比如這次會議比上次會議少了三分鐘，但做出了同樣重要的決定；這次會議有五個人主動發(fā)言，比上次多了兩個；這次會議決定了三個事項(xiàng)，比上次會議多了一個。人有一種奇怪的心理：喜歡對比，喜歡比賽。對比和比賽都是讓人保持會議專注度和有效度的手段。會議一開始，大家就開始期待會議最后的成果，盤算這次會議是不是比上次更有效。

會議的注意事項(xiàng)：1）提前公布會議的主題，讓大家有時間提前思考會議的主題；2）確定會議的時長，到時結(jié)束；未果的內(nèi)容可以安排下一次會議決定，建立會議信任；3）廣開言路，允許不同的意見發(fā)聲，允許反對的聲音出現(xiàn)。否則開會干嘛？發(fā)個通知不就行了?。?）一分鐘游戲調(diào)節(jié)會議。會議如果比較長，這應(yīng)該設(shè)置一些極端的游戲（不超過一分鐘），煩悶的時候用來活躍一下氣氛；5）學(xué)會幽默，不要把會議開成“追悼會”；幽默是有效會議的催化劑。沒有人喜歡沉悶的念經(jīng)一樣的講話，但沒有人不喜歡幽默。

如果是例會，比如晨會，則應(yīng)該實(shí)施“主持人輪換制”。因?yàn)槔龝ㄆ谡匍_，固定一個人主持，時間久了會失去新鮮感。輪換主持人，會有不同的色彩，不同的風(fēng)格，不同的內(nèi)容，讓例會保持一種新鮮感和期待感。