要召開(kāi)一次成功的會(huì)議確實(shí)有不少講究。我過(guò)去在部隊(duì)的時(shí)候大大小小的會(huì)議組織過(guò)不少，包括大型的黨代會(huì)等等，也曾受邀給多家大型企業(yè)講過(guò)《高效會(huì)議管理》的課程。那么，召開(kāi)一次成功的會(huì)議至少應(yīng)該注意哪些問(wèn)題和做好哪些工作呢？

一、弄清會(huì)議不成功的主要因素（見(jiàn)下圖）

只要會(huì)議存在上述問(wèn)題，就不可能是一次成功的會(huì)議。

二、充分做好會(huì)前準(zhǔn)備

（一）會(huì)前準(zhǔn)備的主要作用是：

（二）會(huì)前準(zhǔn)備的一般程序:

（三）會(huì)議準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容：

然后就是發(fā)布會(huì)議通知、布置會(huì)場(chǎng)和組織召開(kāi)會(huì)議等。

三、有效主持會(huì)議

就一般會(huì)議而言，主持人可以說(shuō)是整個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)議一般有三個(gè)階段，即會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后落實(shí)。會(huì)中控制起著決定作用的就是主持人。主持人在會(huì)議中重點(diǎn)要做好五項(xiàng)工作：

（一）恰當(dāng)?shù)拈_(kāi)場(chǎng)白。主要是點(diǎn)明會(huì)議主題，吸引參會(huì)人員的精力。

（二）靈活應(yīng)對(duì)會(huì)中情況，特別是表達(dá)、引導(dǎo)要恰到好處。

（三）控制好會(huì)議的節(jié)奏。把握會(huì)議的時(shí)間，緊扣主題，不使會(huì)議中途跑題，及時(shí)做好階段性會(huì)議小結(jié)。

（四）積極推進(jìn)會(huì)議決議的形成。用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使參會(huì)者達(dá)成共識(shí)。

（五）重視會(huì)議進(jìn)行的結(jié)束環(huán)節(jié)。最重要的就是預(yù)留時(shí)間小結(jié)，肯定會(huì)議的成果，指出存在的問(wèn)題；明確會(huì)議決議落實(shí)要求，做好分工，責(zé)任到人；以積極的態(tài)度準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議 ，向與會(huì)者和發(fā)言者致謝。

四、認(rèn)真做好會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是會(huì)議的客觀反應(yīng)，也是會(huì)后落實(shí)的依據(jù)，為此，也是非常重要的。重點(diǎn)把握三點(diǎn)：一是記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序 ，二是協(xié)助主持人總結(jié)與歸納，三是真實(shí)地反映會(huì)議的情況。

五、切實(shí)抓好會(huì)議決議的落實(shí)

開(kāi)好會(huì)只是開(kāi)始，決議的落實(shí)到位才是會(huì)議成功的落腳點(diǎn)。因此，會(huì)議決議的發(fā)布，會(huì)議決議落實(shí)的措施及會(huì)議決議落實(shí)的跟進(jìn)才是會(huì)議的根本。要特別重視這個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

總之，要召開(kāi)一次成功的會(huì)議，起作用的因素是多方面的，基礎(chǔ)是會(huì)前的準(zhǔn)備，橋梁是會(huì)中的控制，關(guān)鍵是會(huì)后的落實(shí)。