做好會務工作的幾點體會
細節(jié)決定成敗，規(guī)范體現(xiàn)水平。近年來，我們在會務服務工作中，著力探索會務服務量化、細化辦法，規(guī)范會務工作流程，力求使會務工作規(guī)范化、標準化，進而不斷提高會務組織服務水平。
一，制定詳細方案?？茖W詳細的工作方案是做好會務工作的基礎。每次接到會務任務，我們都要根據(jù)會議主題及日程安排，對會務工作進行認真研究，制定會務工作方案。并根據(jù)會議規(guī)格高低、人員多少、日程長短，設立相應的工作小組，明確各組分工職責。大型會議活動還成立會務工作領導小組，設立會務工作綜合協(xié)調(diào)組，負責整個會務工作的綜合協(xié)調(diào)及督查落實，保證各組之間及時溝通對接。在室外舉辦的大型會議及有參觀考察活動的會議，還針對可能出現(xiàn)的情況制定應急預案。對于黨代會、人代會等有集體合影的會議和活動，事先擬定室外合影方案和室內(nèi)合影方案，保證出現(xiàn)天氣變化時活動順利進行。
二，繪制工作流程。會務服務水平通過細節(jié)體現(xiàn)。為確保會務組織服務工作規(guī)范明晰，便于操作，我們將會務工作任務進行詳細分解，具體量化、細化。繪制整個會務工作流程和工作細則。明確工作任務及各項任務目標要求、完成時限、承辦人員。工作細則和工作流程分發(fā)到各個工作組及工作人員手中。各個工作小組和會務人員根據(jù)整個工作流程，制定各自的工作流程圖。比如，在服務第六屆張仲景醫(yī)藥文化節(jié)開幕式中，我們將會務工作5項主要任務細化為會場布置、座次安排、會議通知、入場導引、跟車服務等53個細節(jié)，分解到組，量化到人。 三，及時對接督查。督促檢查是保證會務工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。在會議前期組織籌備中，我們根據(jù)工作情況，適時召開各工作小組碰頭會和對接會。對照工作任務及工作流程，落實各組工作進展情況。協(xié)調(diào)解決工作中遇到的困難和問題。會期較長的大型會議活動，我們在會議召開期間，堅持每天召開各工作小組碰頭會，及時溝通工作情況，對第二天各項工作進行對接核查，查漏補遺，確保工作不出現(xiàn)任何疏漏。
四，加強會前查驗。會前查驗是確保會議組織服務不出差錯的重要環(huán)節(jié)。會前查驗主要包括對會議現(xiàn)場的查驗和有關工作對接情況查驗。對于會議現(xiàn)場查驗，我們印制會務組織服務工作查驗明細表。將查驗內(nèi)容細化為出席領導核實、座次安排核查、材料備份、新聞報道安排等22個項目，每一個項目查驗無誤后由負責人簽字，保證會務組織服務工作不出差錯。對于工作對接情況查驗，主要是對主題會議結束之后有關活動和服務的安排落實情況進行核實。如會后有參觀活動的會議，核實車輛調(diào)度、跟車服務人員到位情況；會后有合影任務的會議，落實場地搭建、座次安排表印制、拍照人員安排等工作到位情況。
五，搞好跟蹤服務。在會務工作中，我們把會后跟蹤服務作為整個會務工作的主要內(nèi)容之一進行安排，編入工作流程，明確職責分工。在會務工作過程中，我們在落實參會領導和嘉賓名單時，力求弄清每位領導及來賓在會議期間活動安排，提前征詢參會人員是否需要預訂車票、機票，提供車輛、續(xù)訂房間等有關服務。需要后續(xù)服務的安排專人跟蹤服務，確保會議服務不出現(xiàn)虎頭蛇尾的現(xiàn)象。