1. 做好會議前的準(zhǔn)備。有“會而議，議而決，決而行，行而徹”這句話，其實前面要加上另外三個字，就是“備而會”即準(zhǔn)備會議。在召開會議之前如果沒有做好會議準(zhǔn)備，那么還不如不要開會，這樣的會議注定是一個失敗的會議。
2. 確定會議目標(biāo)，提高會議質(zhì)量。開會要講究會議質(zhì)量。開會打電話、開會抽煙耳語，開會遲到早退，開會時間過長，會上不說，會后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會議質(zhì)量不高，會風(fēng)不好的典型例子。

如何進(jìn)行會議管理

成功的會議不但可以作出科學(xué)有效的決策，還有利于會議成員間的順暢溝通。本書旨在幫助經(jīng)理人進(jìn)行正確的會議管理，書中以常見的會議為模型，詳細(xì)講述了會議前期的策劃、組織工作，會議中的主持、參與工作，以及會后的評估工作。另外，對一些比較特殊的會議，如單獨談判、大型會務(wù)、新聞發(fā)布會等也作了詳細(xì)的介紹。本書將幫助經(jīng)理人解決會議中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，避免潛在矛盾的發(fā)生，更有效地達(dá)到會議的目的，提高會議管理水平。

會議管理制度

會議管理制度

　　一、會議組織
　　（一）酒店級會議：酒店員工大會、酒店業(yè)務(wù)人員會以及各種代表大會，應(yīng)報請辦公室批準(zhǔn)后，由各部門分別負(fù)責(zé)組織召開。
　?。ǘI(yè)會議：即全酒店性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會（如經(jīng)營活動分析會、安全工作會等），由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。
　　（三）部門工作會：酒店各部門召開的工作會，由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。
　?。ㄋ模┌嘟M（小組）會：由各班組長決定并主持召開。
　　（五）外單位在我酒店召開的會議（如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等）或業(yè)務(wù)會（如聯(lián)營洽談會等），一律由辦公室受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)助做好會務(wù)工作。
　　二、會議安排
　?。ㄒ唬├龝陌才?br>　　為避免會議過多或重復(fù)，酒店正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。例行會議安排如下：
　　1、技術(shù)會議
　　（1）總經(jīng)理辦公會
　　研究、部署行政工作，討論決定酒店行政工作重大問題。
　　（2）行政事務(wù)會
　　總結(jié)評價當(dāng)月經(jīng)營工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。
　　（3）班組長以上經(jīng)營管理大會（或酒店員工大會）
　　總結(jié)上期（半年、全年）工作情況、部署本期（半年、新年）工作任務(wù)。
　?。?）經(jīng)營活動分析會
　　匯報、分析酒店計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，指出失誤，提出改進(jìn)措施，不斷提高酒店經(jīng)濟(jì)效益。
　　（5）安全工作會（含治安、消防工作）匯報總結(jié)前期安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。
　?。?）部門事務(wù)會
　　檢查、總結(jié)、布置工作。
　　（7）班組會
　　檢查、總結(jié)、布置工作。
　?。ǘ┢渌麜h的安排
　　凡涉及多個部門主管參加的各種會議，均須于會議召開前10天經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排，方可召開。
　　1、辦公室每周六應(yīng)將酒店例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡并編制會議計劃，分發(fā)到酒店主要管理人員及有關(guān)服務(wù)人員。
　　2、凡辦公室已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應(yīng)提前2天報請總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。
　　3、對于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會議，辦公室有權(quán)拒絕安排。
　　4、對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的幾個會議，辦公室有權(quán)安排合并召開。
　　5、各部門會議的會期必須服從酒店統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)與酒店例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外），應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。
　　三、會議的準(zhǔn)備
　?。ㄒ唬h主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作（包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案，決議決定草案，落實會場，安排好座位，備好茶具茶水、獎品、紀(jì)念品，通知與會者等）。
　　（二）參加酒店辦公例會的人員無特殊原因不能請假，如請假需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
　?。ㄈ┯幸韵略?。副總經(jīng)理以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開酒店辦公例會：
　　1、有重要事項需提交酒店辦公例會討論決定；
　　2、各部門重要業(yè)務(wù)管理人員的錄用及辭退。
　?。ㄋ模稌h紀(jì)要》屬酒店內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。
　?。ㄎ澹┡c會人員應(yīng)知無不言、集思廣義，一經(jīng)會議決定之事，應(yīng)按期完成。
　　（六）與會人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不得隨意走動，不得使用手機(jī)。
　　會議管理規(guī)定

　　一、酒店會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。
　　二、例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項做出研究和決策。會議由酒店總經(jīng)理主持、參加人為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。0
　　三、酒店辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總經(jīng)理主持，參加人員為各部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。
　　四、酒店辦公例會由酒店辦公室組織。辦公室應(yīng)于會前3天將會議的主要內(nèi)容書面通知與會的全體人員，并在會后14小時內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀(jì)要》。
　?。ㄒ唬h紀(jì)要的形成與簽發(fā)：
　　1、酒店辦公例會會議紀(jì)要、決議，由辦公室整理成文；
　　2、辦公室根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作；
　　3、會議紀(jì)要和決議形成后，由與會的酒店領(lǐng)導(dǎo)成員簽字確認(rèn)；
　　4、會議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫《會議紀(jì)要發(fā)放審批單》，審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（或主持會議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見；
　　5、會議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號，發(fā)放時應(yīng)填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；
　　6、會議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。
　　（二）會議紀(jì)要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項，發(fā)至參加會議的全體人員，以便對照核查落實。
　　五、日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可召開，會議通知由辦公室根據(jù)申請部門的要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀(jì)要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關(guān)人員及辦公室。

　　高層領(lǐng)導(dǎo)例會制度

　　一、所有部門經(jīng)理必須提前五分鐘到達(dá)會場并落座，因特殊原因不能參加的要提前向辦公室請假；
　　二、與會人員要做會議記錄，酒店辦公室要派文員作會議記錄以存檔備查或按要求編發(fā)會議紀(jì)要；
　　三、辦公室主任站立在會場門口，等候總經(jīng)理的到來，當(dāng)總經(jīng)理到達(dá)時，全體部門經(jīng)理起立，向總經(jīng)理行注目禮；
　　四、總經(jīng)理落座或示意后，其他與會人員方可落座；
　　五、由辦公室主任宣布例會開始，并說明未參加會議人員的原因；
　　六、與會期間，所有人員必須保持正常坐姿，雙目注視總經(jīng)理方向，各部門經(jīng)理按順時針方向逐一限時通報本部門情況；
　　七、匯報時應(yīng)規(guī)范語言“**部門匯報”，內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等，匯報完畢請總經(jīng)理指示；
　　八、總經(jīng)理做指示時，相應(yīng)的部門經(jīng)理應(yīng)做好記錄，并說“謝謝”；
　　九、由總經(jīng)理宣布例會結(jié)束，全體人員起立，與會其他人員行注目禮；
　　十、總經(jīng)理走出會場后，各部門經(jīng)理方可離開會場；
　　十一、會后有關(guān)部室要嚴(yán)格按照會議決議抓好所定事項的落實，辦公室負(fù)責(zé)督辦催辦。
　　每周例會制度

　　一、部門領(lǐng)導(dǎo)干部例會每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參加;
　　二、會議主要內(nèi)容為：
　?。ㄒ唬┛偨?jīng)理傳達(dá)主管上級的有關(guān)文件、酒店董事會、總經(jīng)理辦公室精神；
　　（二）各部門經(jīng)理匯報一周工作情況，以及需提請總經(jīng)理或其他部門需協(xié)調(diào)解決的問題；
　　（三）由總經(jīng)理對本周各部門的工作進(jìn)行講評，提出下周工作的要點，進(jìn)行布置和安排；
　?。ㄋ模┢渌枰鉀Q的問題。
　　三、例會參加者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行；
　　四、嚴(yán)守會議紀(jì)律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容，影響決議實施。

　　員工大會制度

　　一、為不斷提高員工的整體素質(zhì)，增強(qiáng)全員的主人翁意識，樹立全局觀念，特制定本制度；
　　二、一般情況下每年召開一次，特殊情況可臨時召集，由董事長或總經(jīng)理主持，酒店全體員工參加，會議組織與會務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)；
　　三、會議內(nèi)容：
　?。ㄒ唬W(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)刊物上的有關(guān)文章，了解國內(nèi)國際政治經(jīng)濟(jì)形勢，傳達(dá)酒店做出的有關(guān)決定精神。
　?。ǘW(xué)習(xí)酒店制定的各項管理規(guī)章制度，不斷增強(qiáng)組織紀(jì)律觀念；
　　（三）通過酒店做出的重大決策、機(jī)構(gòu)設(shè)置及調(diào)整中層以上干部聘免情況；
　?。ㄋ模┩ㄖ频昱R時性公共活動及酒店集體完成的臨時性任務(wù)；
　?。ㄎ澹T工進(jìn)行包括專業(yè)技術(shù)知識、行為規(guī)范在內(nèi)的各種專題培訓(xùn)；
　?。┎贾媚甓裙ぷ魅蝿?wù)，總結(jié)年度工作完成情況；
　?。ㄆ撸┩▓缶频陮芾砣藛T、員工的表彰、獎勵、處理的重要決定，鼓舞員工的工作熱情，穩(wěn)定員工的思想情緒；
　　（八）其他重要事項。
　　四、會議要求
　?。ㄒ唬﹩T工大會由酒店辦公室提前一周通知各部門；
　　（二）辦公室要派文員作會議記錄，以存檔備查或編發(fā)會議紀(jì)要；
　　（三）嚴(yán)格執(zhí)行會議決議，完成會議提出的具體工作任務(wù)。有關(guān)會議精神落實情況由辦公室督辦催辦。

　　各部門例會制度

　　一、為激勵員工恪盡職守、盡職盡責(zé)，全身心地做好本職工作，增強(qiáng)員工的整體意識和全局觀念，特制定本制度；
　　二、每周召開一次，具體時間由本部門根據(jù)工作需要安排，由本部門經(jīng)理主持，本部門全休員工參加；
　　三、會議內(nèi)容
　?。ㄒ唬﹩T工匯報上周本職工作完成情況及思想情況、遵守各項規(guī)章制度情況；各部門經(jīng)理總結(jié)上周其本部門整體工作完成情況，部署本周工作；
　?。ǘ﹤鬟_(dá)“每周經(jīng)理辦公例會”精神，學(xué)習(xí)酒店有關(guān)規(guī)章制度及相關(guān)業(yè)務(wù)知識；
　?。ㄈ┓治霰静块T工作現(xiàn)狀，明確本部門業(yè)務(wù)開展方向；
　?。ㄋ模?qiáng)調(diào)各部門工作之間的銜接情況，落實本部門工作人員的責(zé)任；
　?。ㄎ澹┲v評員工的工作表現(xiàn)，進(jìn)行各項評比，表揚先進(jìn)，帶動不良行為；
　?。┘顔T工的工作熱情，鼓舞員工的工作干勁，保證員工的思想穩(wěn)定。
　　四、會議要求
　?。ㄒ唬└鞑块T例會由各部門主管人員提前通知所屬員工；
　?。ǘ﹨⒓訒h人員要按時參加會議，因特殊原因不能參加的要提前向負(fù)責(zé)人請假；
　　（三）全體人員要認(rèn)真作好會議記錄，尤其要完整準(zhǔn)確的記錄自身應(yīng)承擔(dān)的工作任務(wù)和進(jìn)限要求；
　?。ㄋ模┳h論問題要以主人翁意識和負(fù)責(zé)任的精神，踴躍發(fā)言；
　　（五）由部門主管負(fù)責(zé)本部門各項具體工作的督辦與催辦，并將需上報的內(nèi)容及時上報辦公室。