布置會議場地，應(yīng)考慮會議的性質(zhì)及與會人數(shù)的多少。
例如在提供信息的會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。
在解決問題的會議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。
再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也便于與會者跟與會者之間的交流。
但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。
會議室會場布置程序
會前
1、查看會議通知單
會議時間、會議地點、公司名稱、會議聯(lián)系人、客人人數(shù)、場租金額、設(shè)備金額、橫幅收費金額、結(jié)帳方式、會議下單人。
2、布置會場
1）根據(jù)客人要求來布置會場
常見會場分為：課桌式、劇院式、“U”字型、“T”字型、“回”字型、“口”字型、會見型、橢圓型（董事會型）、雞尾酒會型、舞臺式等。
2）根據(jù)客人要求準(zhǔn)備會議用的設(shè)施及工具
常用：紙、鉛筆（圓珠筆）、水（茶水、礦泉水）、話筒（有線、無線、立式、座式、耳麥、紐扣麥克風(fēng)）、舞臺、大白板、馬克筆、投影儀、投影屏幕等。
3）會議擺臺
①桌子擺放、椅子擺放
②擺放文具及杯具、信紙、鉛筆（圓珠筆）、紙墊及水杯
③擺放要求：會議桌椅橫豎一條線；信紙橫豎一條線；水杯橫豎一條線
4）橫幅的擺放及簽到臺的擺放
3、會前檢查
5）會議桌椅及臺面的檢查
①桌椅擺放是否符合標(biāo)準(zhǔn)
②紙、筆、水?dāng)[放是否符合標(biāo)準(zhǔn)
③會議桌椅上無垃圾、污跡，臺面干凈、整潔
6）會議設(shè)備檢查
①提前半個小時開啟會議有關(guān)區(qū)域的照明設(shè)備，確保全部正常使用。
②提前半個小時開啟會議有關(guān)區(qū)域的空調(diào)，保持溫度20度左右。
③提前一個半小時調(diào)試會議使用的音響、話筒、投影儀等設(shè)備能否正常使用，如有故障及時通知動力部進行修理。
7）工作臺檢查
①復(fù)核會議通知單的所有要求
②檢查工作臺里的茶包、水壺、開水是否充足
8）衛(wèi)生檢查
①清潔地面衛(wèi)生，確保地面無垃圾、污跡。
②清潔會議用的儀器、設(shè)備的污跡和浮灰。
9）其它的檢查
①檢查橫幅的擺放及內(nèi)容，確保懸掛對稱、內(nèi)容無錯誤。
②檢查簽到臺“簽到處”、“請賜名片”的標(biāo)牌，簽到本的擺放是否標(biāo)準(zhǔn)、正確、
③檢查告示牌，確保內(nèi)容無誤。告示牌表面干凈、明亮。
10）人員安排
①會議服務(wù)人員提前半小時站立門口，迎接客人到來。
②音響控制人員提前半小時到達音響室做好準(zhǔn)備，播放背景音樂。
會中
4、了解會議安排
負責(zé)會議的人員主動和舉辦會議的負責(zé)人聯(lián)系，了解會議議程，便于安排員工進行配合。
5、迎接客人
1）負責(zé)會議服務(wù)的員工在會議室門口迎接客人。
2）迎接客人的注意事項：
挺胸、收腹、直立、雙手放于腰后，雙腳與肩并齊，面帶微笑；當(dāng)客人到達時，主動向客人打招呼，問候客人。
3）引客入位：
當(dāng)客人到達時，引導(dǎo)客人坐上自己的位置，尤其是VIP客人，為客人拉椅協(xié)助客人入座。
6、會議期間服務(wù)
7、會議進行期間，服務(wù)員要在會場當(dāng)班，不能脫崗或自行做私事。如有急事須向領(lǐng)班或領(lǐng)班以上的人員報告。
8、為客人添加茶水：
客人入座后，應(yīng)及時為客人倒一杯茶，俗稱“迎客茶”。一般每隔15-20分鐘添加一次茶水。
3） 隨時注意所有會議設(shè)備的運作情況，發(fā)現(xiàn)故障立即采取有關(guān)措施。如無法解決要通知動力部協(xié)助解決
9、由會議服務(wù)員打出會議帳單，詢問前臺是否掛賬，有效簽單人的姓名。