接觸過(guò)很多中小企業(yè)，不客氣的說(shuō)，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)開(kāi)會(huì)。會(huì)場(chǎng)經(jīng)常是亂亂哄哄，大家雞一嘴鴨一嘴，各說(shuō)合的道理，最后什么問(wèn)題也沒(méi)解決。據(jù)我觀(guān)察：主題不清、離題跑調(diào)、議而不決、無(wú)人跟蹤是會(huì)議沒(méi)有效率的四大硬傷，這在很多管理不規(guī)范的中小企業(yè)是普遍存在的。那么，如何才能高效地開(kāi)會(huì)呢？我認(rèn)為，要從以下八個(gè)方面做起：

一，確定會(huì)議議題。會(huì)議要想開(kāi)的有效果，切實(shí)解決問(wèn)題，會(huì)議之前，要明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程、主持人、與會(huì)人員、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

二，下發(fā)會(huì)議通知。如果不是緊急會(huì)議，應(yīng)提前利用電子郵件、公告欄、電話(huà)、會(huì)議告知書(shū)等方式向與會(huì)人員下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議當(dāng)天，最好再提醒一次，以確保與會(huì)者及時(shí)收到了會(huì)議通知。

三，準(zhǔn)備會(huì)議資料。為確保會(huì)議取得實(shí)效，會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料，以供大家開(kāi)會(huì)時(shí)參考。否則，稀里糊涂的開(kāi)會(huì)，必然影響會(huì)議效率。

四，調(diào)試會(huì)議設(shè)備。會(huì)議當(dāng)天，組織者要對(duì)投影儀、筆記本電腦、遙控器、錄音筆、激光筆、白板、記號(hào)筆等會(huì)議輔助設(shè)備、工具進(jìn)行調(diào)試、檢查，以確保會(huì)議時(shí)能正常使用。

五，控制會(huì)議節(jié)奏。會(huì)議組織者/主持人要按照會(huì)議的議題和議程控制好會(huì)議節(jié)奏，一要避免大家糾纏雞毛蒜皮的小事，二是防止會(huì)議偏離主題，三是要掌握好會(huì)議的時(shí)間。

六，拍板解決問(wèn)題。會(huì)議主持人或參會(huì)的最高領(lǐng)導(dǎo)，要隨時(shí)記錄與會(huì)人員所提出的問(wèn)題和建議，能當(dāng)場(chǎng)拍板的，馬上明確解決方案、負(fù)責(zé)人和時(shí)間進(jìn)度要求。需要考慮一下的，在會(huì)議最后要明確牽頭人、配合人以及完成時(shí)間。

七，整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議組織者要落實(shí)會(huì)議記錄人員，必要時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后可錄音。會(huì)議結(jié)束后，組織者起草會(huì)議紀(jì)要，整理好后提交領(lǐng)導(dǎo)審閱修改，審核無(wú)誤后發(fā)給與會(huì)人員。必要時(shí)，會(huì)議紀(jì)要可附會(huì)議決議事項(xiàng)的責(zé)任表。

八，跟蹤會(huì)議決議。會(huì)議決議事項(xiàng)逐一落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，必要時(shí)經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)，形成書(shū)面?zhèn)渫?。然后，?huì)議組織指定專(zhuān)人定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)完成的情況，并及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。

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