所謂會(huì)議策劃是指圍繞會(huì)議活動(dòng)的目的，在全面、深入分析會(huì)議相關(guān)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，運(yùn)用科學(xué)的策劃方法，制訂會(huì)議活動(dòng)最佳方案的創(chuàng)造性思維活動(dòng)的過(guò)程。成功的會(huì)議離不開(kāi)成功的會(huì)議策劃與管理，在各種資源的基礎(chǔ)上將會(huì)議活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)恰如其分地聯(lián)系起來(lái)，是會(huì)議組織者面臨的重要問(wèn)題。

一、會(huì)議資料準(zhǔn)備注意事項(xiàng) 

1、在具備條件的前提下將參會(huì)人員的資料按每人次準(zhǔn)備好，注意區(qū)分參會(huì)人員的角色（如分成會(huì)議主持、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)普通人員），資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。

2、會(huì)議資料較多時(shí)，需要按照會(huì)議議程將會(huì)議資料按次序排放，最好裝訂成冊(cè)，編好頁(yè)碼，方便參會(huì)人員閱讀。 

3、當(dāng)參會(huì)各人員因角色不同需要不同的資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照人員或單位將資料以文件袋裝好標(biāo)注資料歸屬人員或單位，方便參會(huì)人員領(lǐng)取。 

4、若需要給參會(huì)人員發(fā)放紀(jì)念品或禮品等，應(yīng)當(dāng)與會(huì)議資料一同準(zhǔn)備好，置于資料文件袋中一并發(fā)放給參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知注意事項(xiàng) 

會(huì)議通知分為：口頭通知和書(shū)面通知

口頭通知只適用于參會(huì)人員較少的非正式會(huì)議

書(shū)面會(huì)議通知需注意以下幾點(diǎn)： 

1、正式的書(shū)面會(huì)議通知應(yīng)包含：簡(jiǎn)要的會(huì)議議程說(shuō)明、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)等。

2、書(shū)面會(huì)議通知應(yīng)通過(guò)正式途徑發(fā)送給參會(huì)人員，如邀請(qǐng)函、電子郵箱等，如有必要可另行電話通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議議程安排注意事項(xiàng)

1、正式會(huì)議開(kāi)始時(shí)一般需要介紹會(huì)議整體流程，將會(huì)議分為幾項(xiàng)內(nèi)容，如工作匯報(bào)階段、討論階段、工作安排階段等。會(huì)議流程介紹需要整理成正式文檔作為會(huì)議主持的資料裝訂好，一般情況下沒(méi)有會(huì)議主持人的情況下可有會(huì)議組織人員介紹會(huì)議流程。 

2、安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)考慮到會(huì)議時(shí)間，盡量將會(huì)議時(shí)段安排在正常工作時(shí)段內(nèi)，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會(huì)議或者占用中晚餐時(shí)間的會(huì)議需要考慮是否安排餐宿問(wèn)題。

四、會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)

1、正式會(huì)議的會(huì)場(chǎng)應(yīng)提前安排好，并在書(shū)面會(huì)議通知中告知參會(huì)人員。

2、正式會(huì)議一般需要安排好參會(huì)人員的坐席并準(zhǔn)備好參會(huì)人員的銘牌，在會(huì)議開(kāi)始前排好坐席及銘牌。

3、對(duì)于安排好坐席的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)提前將會(huì)議資料袋擺放在坐席上。  

4、需要用到視頻放映或者開(kāi)視頻會(huì)議時(shí)，要調(diào)試好會(huì)場(chǎng)的投影儀、調(diào)音臺(tái)、幕布、麥克風(fēng)等器械。 

5、注意各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)的環(huán)境因素，例如溫度、燈光等，按照實(shí)際情況調(diào)整好。  

6、會(huì)議組織人員應(yīng)準(zhǔn)備好各項(xiàng)會(huì)議記錄工具，如相機(jī)、攝像機(jī)、錄音筆等，以便于在會(huì)后做好會(huì)議總結(jié)工作。

五、現(xiàn)場(chǎng)簽到注意事項(xiàng) 

1、會(huì)議開(kāi)始前在會(huì)場(chǎng)入口處設(shè)立接待處，準(zhǔn)備好簽到表，對(duì)參會(huì)人員簽到。 

2、禮儀小姐應(yīng)做好貴賓的簽到及指引工作。