活動策劃首先需要確定的是一場活動整體下來可用的資金額度。即使規(guī)模再小的活動也需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢斦С?。否則就可能會無法舉辦活動，或者無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。
      要記住與其在資金緊張、無法保證質(zhì)量的情況下舉辦活動，倒不如暫時等待以俟良機(jī)。以展會為例，有些時候公司會將一筆活動經(jīng)費(fèi)用來參展，倒不如派幾名員工去參觀，這樣員工可以盡情組建人脈網(wǎng)絡(luò)，而不必受到展位的限制，之后還可以為那些你想要單獨(dú)花時間會見的重要客人專門舉辦一場別開生面的私人高級晚宴。如果活動可用資金有限，在預(yù)算不足的情況下舉辦一場“盛大”晚宴，雖然可以令你的公司更加矚目，但是你想突出的公司形象卻無法得以表現(xiàn)。將目標(biāo)客人的數(shù)量限制在60人之內(nèi)，把有限的活動經(jīng)費(fèi)用來招待這些客人，活動就可以辦得精彩紛呈令人難忘；相反如果要把同樣金額的經(jīng)費(fèi)用來舉辦千人晚宴，那么這筆錢只夠用來進(jìn)行場地的布置、娛樂和餐飲，其結(jié)果必定是：一方面參加活動的絕大部分客人都不太可能與你公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來，另一方面活動規(guī)模也超出了公司標(biāo)準(zhǔn)。所以前者才是明智的選擇。

成都成都年會策劃公司再給大家列舉一個關(guān)于供應(yīng)商的成功案例——晚宴活動的地址選在某知名劇院的舞臺上（該劇院晚間停止對外開放），應(yīng)邀出席晚宴的還有當(dāng)日出演的明星，他們會在席間為客人奉上專場演出。而這些成為了第二日展會上熱議的話題，該公司的地位也因此得以提升。其受邀參加活動的客人在展會上像明星般受人矚目，而未受邀的客人則渴望在第二年被選入受邀嘉賓名單。他們也希望在展會上與該公司的員工建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，而公司員工由于只是參加展會而并非參展商，因此無須受到時間的限制，可以隨時離開會場，與未來的準(zhǔn)客戶去喝咖啡、吃飯等以增進(jìn)交流。對于此類會務(wù)或場合，這樣做要比以其他方式來處理活動經(jīng)費(fèi)更能為公司提高知名度，同時還能保證今后的業(yè)務(wù)。只要確定了公司的長、短期目標(biāo)，就容易找到最符合其目標(biāo)的活動。
      一場活動策劃預(yù)先明確了經(jīng)費(fèi)金額，就能確定出恰當(dāng)?shù)幕顒宇愋?，并且使活動的舉辦符合預(yù)算。一般來說只有預(yù)算過了關(guān)，上級部門才能同意舉辦活動，因此在一切開始之前，要首先對預(yù)期成本與各項內(nèi)容有一個粗略的估算。根據(jù)活動愿景的內(nèi)容清單而做的初始預(yù)算會使你了解哪些計劃可行、哪些不可行。