1、 與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解會(huì)議目的

計(jì)劃前的溝通是一項(xiàng)必不可少的工作。了解領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議的目的，確定會(huì)議計(jì)劃的總體方向，計(jì)劃要體現(xiàn)組織者的意圖，否則完全沒(méi)有用。例如，會(huì)議的主題是什么？它有多大？邀請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)？議程是什么？有什么特別的嗎？

2、 起草初步計(jì)劃并與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

溝通后，寫出初步方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。因?yàn)樵跍贤ǖ倪^(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)理解偏差。把計(jì)劃寫在紙上可以及時(shí)糾正，避免偏差。同時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)需要修改或有新的想法，也可以及時(shí)補(bǔ)充。

3、 詳細(xì)方案

初步方案確定后，要細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)，這是最重要的一步。每一步都可以按照“會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后”的思路進(jìn)行安排。會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議通知、與會(huì)人員名單落實(shí)、會(huì)場(chǎng)安排、會(huì)場(chǎng)計(jì)劃、會(huì)議出席情況、會(huì)議材料發(fā)放等。

會(huì)前準(zhǔn)備工作繁重，會(huì)場(chǎng)布置相當(dāng)精致。現(xiàn)場(chǎng)按不同會(huì)議安排，并考慮安排。會(huì)議通知、簽到等事項(xiàng)可借助會(huì)議助手軟件進(jìn)行輔助，大大減少工作量。例如，企業(yè)微云會(huì)議助理可以在微信/企業(yè)微信上向參會(huì)人員推送會(huì)議通知；在現(xiàn)場(chǎng)可以實(shí)現(xiàn)大屏幕簽到、定位簽到、微信掃描，每個(gè)參會(huì)人員的頭像可以在3D簽到墻上，增強(qiáng)互動(dòng)感，并自動(dòng)統(tǒng)計(jì)與會(huì)情況，及時(shí)了解會(huì)議詳情。

4、會(huì)議期間：物質(zhì)合作和人員合作

會(huì)議的每個(gè)環(huán)節(jié)都需要哪些實(shí)質(zhì)性的合作？員工在每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該做些什么？一切都需要計(jì)劃到位。比如，會(huì)上有現(xiàn)場(chǎng)***，那就是用轉(zhuǎn)盤***？或者我們可以使用會(huì)議助理軟件將其放入大屏幕***，每個(gè)人都可以參與彈幕互動(dòng)？

5、會(huì)后：會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)、宣傳、報(bào)告

會(huì)后有必要進(jìn)行宣傳嗎？必要時(shí)準(zhǔn)備照片和新聞稿。會(huì)議紀(jì)要可通過(guò)會(huì)議助理在企業(yè)微信上發(fā)布，方便與會(huì)人員及時(shí)查閱。如果有任何修改建議，也可以在評(píng)論區(qū)提出。

6、 合理分配工作

很可能在實(shí)現(xiàn)過(guò)程中會(huì)遇到麻煩。我們需要知道如何與同事一起工作，永遠(yuǎn)不要讓一個(gè)人過(guò)完一生。如果有什么特殊情況，到了關(guān)鍵時(shí)刻，往往來(lái)不及關(guān)心***個(gè)，所以分工協(xié)作是必要的，一個(gè)人分享處理過(guò)程當(dāng)然更可靠。

7、 主辦方公布計(jì)劃和分工

計(jì)劃確定后，由領(lǐng)導(dǎo)宣布并分發(fā)工作，這是非常重要的。畢竟，他沒(méi)有分工的權(quán)力，他的同事們可能無(wú)法完全執(zhí)行。領(lǐng)導(dǎo)為自己工作是另一種性質(zhì)。

明確主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、參加人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料的種類和數(shù)量

組織會(huì)議工作組，確定會(huì)議工作組領(lǐng)導(dǎo)和成員，制定會(huì)議籌備計(jì)劃

根據(jù)確定的會(huì)議議程編制會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)議費(fèi)用

明確會(huì)議議程，落實(shí)與會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)、與會(huì)人員住宿安排、會(huì)議車輛情況、安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)議指南樣本，會(huì)議組組長(zhǎng)確認(rèn)后開始打印。