根據(jù)參會人數(shù)、籌備內容和接待方式的不同，會議的組織和禮儀要求也不同。如何掌握會議的策劃技巧？

會議通知必須寫明召集人的姓名或者組織機構、單位名稱、會議時間和地點、會議主題、與會者、會議費用、應攜帶的材料、聯(lián)系方式等，并附收據(jù)，為了確定被邀請人是否參加會議，如果其他地方的與會者對會議的籌備等有其他要求，還應附上到達會議地點和住宿酒店的路線圖。這張路線圖避免了許多向外界問路的麻煩

會議日程安排是會議每一天會議活動的具體安排。它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式可以是書面的，也可以是表格的?？膳c會議通知一起分發(fā)

會議地點的選擇應根據(jù)與會者人數(shù)和會議內容。最好符合以下標準：

首先，尺寸要適中。會場太大，人太少，空座位太多，松散散亂，給與會者一種壓抑感；會場太小，人太多，擠在一起，和國人一樣，既吝嗇，又完全不能把會議開好。因此，英國首相丘吉爾曾說過：“房間永遠不要太大，而要只有大小合適的房間?！?/p>

二是場地要合理。歷史上召開的會議，在一兩個小時內分散開，會議地點可以設在與會者集中的地方。對于一天以上的會議，會場應盡量靠近與會人員的住所，避免與會人員來回奔波

三是配套設施齊全。會議工作人員必須檢查會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、廣播、錄音等。他們不應該認為“這次會像以前一樣順利”，因為“上次會議是從這里開的，沒有問題”，否則可能會造成損失

第四，應該有一個停車場。現(xiàn)代社會“一雙涼鞋一把傘”來開會的人不多。在會議成功舉行之前，汽車和摩托車必須有停車位

場館布局包括場館周邊裝飾和座位配置

一般大型會議，根據(jù)會議內容，現(xiàn)場懸掛橫幅。門口貼著歡迎和慶祝的標語。場地內可擺放適當、輕松的盆景和盆景。為了使會場更加莊嚴，可以在講臺上懸掛國旗、黨旗或國徽、國徽。茶杯、飲料如需擺放在桌面上，應清洗干凈，擺放美觀統(tǒng)一

如果座位的配置和會議的風格、氣氛注意禮賓的順序，主要有以下幾種配置方法：

圓桌類型：如果使用圓桌或橢圓形的桌子，這種安排可以讓參與者和領導者一起圍坐在桌子周圍，從而消除不平等的感覺。此外，參與者可以清楚地看到其他人的臉，因此有利于交流意見。這種形式適合10-20人左右的會議。座位安排應注意客人或上級領導、業(yè)務負責人和陪同人員的面對面工作，客人的最高領導應坐在南面中心或門口。企業(yè)的最高領導應該坐在上級領導的對面。同一水平的對角線應相對

口語：如果用長方桌，比圓桌更適合會議

教室類型：這是使用最廣泛的形式。適用于傳達信息和指示的會議。在這個時候，與會者更多，沒有必要在與會者之間討論和交換意見。這種形式的講臺與觀眾席相對。主席臺的座位是根據(jù)人員的位置和社會地位安排的。座椅在第一排中間，其余按左下右上的原則布置

會務組應準備與會議議題有關的必要材料，整理后以文件夾形式分發(fā)給與會人員，方便與會人員閱讀和發(fā)言準備。會前接待禮儀

這是對準備階段未考慮或未實施的地方的補救措施。例如，檢查音頻和視頻、文檔、錦旗等是否準備好

接待員應在學員到達前進入自己的崗位和工作狀態(tài)。一般接待工作分為以下幾個崗位

簽到：設立1-2人簽到臺。如果要求接待水平高，可以派禮儀小姐來承擔。簽到臺配有刷子、鋼筆和簽到簿。把鋼筆交給客人時，你應該脫下筆套，指著自己，用雙手把鋼筆遞過來。如果是毛筆，你應該把它蘸上墨水，然后交上來。簽到簿應該更精致，以便保存。如果你需要分發(fā)信息，手應該禮貌地交上來。接待員應經(jīng)常向會議組織者報告出席人數(shù)

招待員：簽到后，會議接待人員應禮貌地將參會人員介紹到會場就座。對重要領導，先在企業(yè)領導親自陪同下介紹到休息室，然后在會議開始前幾分鐘在主席臺就座

接待：參會人員坐下后，接待人員應交茶、毛巾、水果，熱情回答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務

會議服務要穩(wěn)妥、大方、靈活、及時

a、 倒茶服務人員要注意每位參會人員的觀察，做到長時間及時沏茶。輕、快、準的動作是誰的？杯蓋的內口不應接觸桌面，手指不應因在北口而與杯蓋碰撞。一般情況下，左手取下后蓋，右手取下用水人，將熱水準確倒入杯子，不要讓茶碰到桌子或參與者。把杯子放在參與者桌子的右上角。如果操作粗心，出現(xiàn)錯誤，應盡快悄悄處理。不要打擾其他人，不要驚慌，來回奔跑，把參與者的注意力吸引到自己身上。否則，這將是一個巨大的工作失誤

b、 其他服務會議按擬定程序進行，會議應緊湊，不得有冷場。要求全體工作人員“起立”，做好各項準備工作。比如，會議的第一項：全體起立奏國歌。這是立即奏出出國之歌的聲音。比如，組織人員在宣布大會榮譽證書時要迅速排隊，禮儀小姐領著領導離開主席席。此外，禮儀小姐將證書一張一張地遞過來，領隊會把證書交給優(yōu)勝者。為使場館內活動有序，必要時應組織相關人員進行模擬培訓，避免場館內出現(xiàn)混亂。如果有電話或者有人想告訴他一些特別重要的事情，服務人員應該找他，跟他說悄悄話。如果你想在講臺上通知領導，最好用紙條傳達通知，避免講臺上無關人員頻繁走動和耳語，分散與會者的注意力

c、 做好會后服務的準備工作。會議期間，做好會后服務的準備工作。比如會后要拍照，要提前安排好場地、椅子等，攝影師要做好拍照準備。另外，會后車輛也要在會議結束前妥善安排