1、確定舉行記者招待會的必要性

根據(jù)記者招待會的特點，在記者招待會舉行前必須對所發(fā)布的消息是否重要，是否具有廣泛傳播的新聞價值，以及新聞發(fā)布的緊迫性和最佳時機等問題進行研究和分析。確認召開記者招待會的必要性和可能性后，才可決定舉行記者招待會。對企業(yè)而言，常常是具備最大價值的事件發(fā)生之際。如出現(xiàn)緊急事件如廠房起火或爆炸等嚴重事故；對社會產(chǎn)生重大影響的新技術(shù)、新產(chǎn)品的開發(fā)和投產(chǎn)；企業(yè)對社會所做的重大益事；企業(yè)開張或倒閉；企業(yè)兼并或轉(zhuǎn)產(chǎn)；企業(yè)重大慶賀日或紀念日等。

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2、確定招待會舉行的時間

要選擇好記者招待會的時機，盡盤避開節(jié)假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能參加招待會。

3、選擇記者招待會的地點

在招待會地點的選擇上主要考慮的是要給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。如錄像、拍攝的輔助燈光，視聽輔助工具，幻燈、電影的播放設(shè)備等。還要考慮交通是否方便；會議地點環(huán)境要求安靜不受干擾；會場所用的桌椅要盡里適合于記者記錄用。

4、擇定邀請記者的范圍

邀請的記者覆蓋面要廣，各方新聞機構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報刊雜志記者，還要有電臺、電視臺的記者;不僅要有文字記者，還要有攝影記者。特別注意對記者要做到一視同仁，不能厚此薄彼。發(fā)遨請信時，認識的記者可以發(fā)給本人，不認識的可發(fā)到新聞機構(gòu)。遨請信發(fā)出后，臨近招待會舉行時還應(yīng)用電話聯(lián)系，落實記者出席情況。

5、選定記者招待會的主持人和發(fā)言人

由于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻，甚至棘手的問題，這就對主持人和發(fā)言人提出了很高的要求。主持人和發(fā)言人必須對問題比較敏感，思維敏捷，反應(yīng)快，有較高的文化修養(yǎng)和專業(yè)水平，口齒也得伶俐，否則難以勝任。會議的主持人一般應(yīng)由有較高專業(yè)技巧的人，如公共關(guān)系人員擔(dān)任。會議發(fā)言人則應(yīng)是企業(yè)的高級領(lǐng)導(dǎo)，因為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)清楚地掌握企業(yè)整體情況及方針、政策和計劃等問題，且企業(yè)高級領(lǐng)導(dǎo)回答問題時也具有權(quán)威性。若企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)尚不能勝任，需要在會前進行必要訓(xùn)練，以達到在記者招待會上應(yīng)付自如的能力。

6、準備發(fā)言和報道提綱

首先要確定記者招待會的主題，要組織熟悉情況的人成立專門的起草小組。全面收集有關(guān)資料、情報。寫出準確、生動的發(fā)言稿供發(fā)言人參考。還可寫出報道提綱，在會上發(fā)給記者做為采訪報道的參考。要特別注意會前應(yīng)將會議主題、發(fā)言稿和報道提綱的內(nèi)容在企業(yè)內(nèi)部通報一下，統(tǒng)一口徑，防止會上口徑不一，在記者中引起猜疑和混亂。

7、準備宣傳輔助資料

宣傳輔助資料要圍繞主題準備，盡量做到全面、詳細、具體和形象。形式應(yīng)多樣，要有口頭的、文字的、實物的、照片和模型等。這些材料的準備要根據(jù)會議主題和內(nèi)容的具體要求而定，在會議舉行時現(xiàn)場擺放或分發(fā)。以增強發(fā)言人的講話效果。

8、組織記者參觀的準備

記者招待會前后，可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動。給記者創(chuàng)造實地采訪、攝影、錄相等機會，增加記者對會議主題的感性認識。應(yīng)該在記者招待會前安排好將要參觀的地方，并派專人接待，介紹情況。

9、小型宴會的安排

如果認為必要，且財力和時間允許，可以在招待會或參觀活動后，邀請記者參加午餐或晚餐。這是一種相互溝通的機會，可以利用這種場合融洽與新聞界的關(guān)系，同時還可以在這種輕松愉快的氣氛中，使記者在招待會上沒有解決的問題。得到更為滿意的解答。

10、制作記者招待會費用預(yù)算

應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費預(yù)算。招待會的費用項目一般有:場租、會場布置、印劇品、茶點、禮品、文具、音響器材、郵費、電話費、交通費等。